Kinderleicht einen Dienstplan erstellen mit folgenden Tipps und Tricks
Wie erstellt man einen Dienstplan, der Urlaubszeiten, persönliche Präferenzen von Mitarbeitern sowie das Arbeitsaufkommen pro Schicht möglichst exakt berücksichtigt? Die Erstellung eines guten Dienstplans kostet meist sehr viel Zeit, die dann wiederum bei anderen Aufgaben fehlt. Diese Tipps helfen bei einer effizienteren Gestaltung.
Was versteht man unter einem Dienstplan?
Ein Dienstplan ist immer dann nötig, wenn mehrere Mitarbeiter sich einen Arbeitsplatz teilen. Damit soll sichergestellt werden, dass jederzeit ausreichend Personal vor Ort ist, um optimal auf das Arbeitsaufkommen zu reagieren. Grundlegend teilt man durch einen Schichtplan also Arbeitskraft so ein, dass die gesamte Öffnungszeit abgedeckt ist.
Doch bei der Erstellung von Dienstplänen können sich auch Probleme ergeben: Je mehr Mitarbeiter und Schichten ein Betrieb hat, desto unübersichtlicher wird die Einteilung. Doch Übersichtlichkeit ist das A und O – übersieht man bei der Planung Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter, kann das zu aufwendiger Umplanung führen.
Digital einen Dienstplan erstellen
Früher war es gängig, Dienstpläne händisch zu erstellen. Heutzutage nutzen immer mehr Unternehmen ein digitales Tool zum Erstellen von Dienstplänen und das hat einige Vorteile: Ein digitaler Dienstplan hilft einem dabei, die Übersicht über Arbeitsbereiche, Mitarbeiter, Schichten, verfügbare Stunden sowie Abwesenheiten zu behalten. Die Erstellung selbst nimmt nur sehr wenig Zeit in Anspruch, was zu einer höheren Effizienz führt. Und auch das Fehlerrisiko sinkt – dies wiederum führt zu einer Reduzierung von Nacharbeit und Umplanungen.
Ein weiterer wichtiger Vorteil, der sich aus digitalen Schichtplanungs-Tools ergibt, ist die Auswirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit: Je besser die individuellen Präferenzen des Teams beachtet werden und je mehr Mitwirkungsrecht einzelne Mitarbeiter haben, desto wohler fühlen sie sich in der Regel mit dem Schichtplan.
Was Sie beim Erstellen eines Dienstplans beachten sollten
Beim Erstellen von Dienstplänen kann es an einigen Stellen zu Stolperfallen kommen: Oft werden die vertraglich festgelegten Stunden einzelner Arbeitnehmer nicht berücksichtigt. In vielen Fällen wird bereits genehmigter Urlaub nicht im Dienstplan vermerkt, sodass es zu Falscheinteilungen kommt.
In Hinblick auf die Unternehmensziele sind es aber vor allem Fehler wie die Über- oder Unterbesetzung einzelner Schichten, die in Gastronomie, Hybridhandel und Produktion zu Leerlauf oder personellen Engpässen führen. Leider zieht das manchmal Konsequenzen wie einem schlechten Service oder unplanmäßigen Ausgaben für unnötig geleistete Überstunden nach sich.
Wer einen Dienstplan erstellt, sollte daher folgende Dinge Schritt für Schritt abhandeln: Zunächst gilt es, den Betrieb in Arbeitsbereiche aufzugliedern. Dann geht es an die Definition von Schichten und Bedarfen. Ist das geschehen, ist es Zeit, einen Blick auf die Verfügbarkeiten der einzelnen Mitarbeiter zu werfen und das Team entsprechend einzuteilen. Zu guter Letzt stellt man den Dienstplan den Mitarbeitern zur Verfügung. Erledigt man das digital, beispielsweise per App, haben diese jederzeit Zugang und dadurch maximale Transparenz.
Beziehen Sie die Mitarbeiter bei der Erstellung des Dienstplans mit ein
„Zu viele Köche verderben den Brei“– ein Sprichwort, das auf allerhand Situationen passt, nicht aber auf das Erstellen von Dienstplänen. Wer es schafft, sein Team an der Erstellung von Dienstplänen mitwirken zu lassen, spart Zeit und Nerven. Viele Arbeitgeber ermöglichen es ihrem Team deshalb beispielsweise, sich per App selbst für bevorzugte Schichten und Arbeitsbereiche einzuteilen.
Dies führt zu einer höheren Expertise und schlägt sich nicht zuletzt auch in der Mitarbeiterzufriedenheit nieder. Diese wiederum ist die beste Voraussetzung für guten Service und maximale Effizienz.
Integrieren Sie das Aufgabenmanagement mit in Ihre Dienstplanerstellung
Wer mit einem digitalen Tool wie Papershift die Aufgabenbereiche und Schichten festlegt, hat die Möglichkeit, Mitarbeitern Informationen dazu bereitzustellen. Das Team sieht also nicht nur, wann gearbeitet werden muss, sondern auch, welche Aufgaben in der jeweiligen Schicht anfallen.
Basierend darauf, wie regelmäßig manche wiederkehrenden Aufgaben anfallen, können Unternehmer ableiten, ob es sich um täglich, wöchentliche oder monatliche Aufgaben handelt und deren Verteilung automatisieren. Das führt zu einem besseren Überblick. Außerdem sorgt gezieltes Aufgabenmanagement für mehr Effizienz – vom Prinzip her ähnelt es den beliebten To-Do-Listen: Wer klar definierte Aufgaben zu erledigen hat, schafft diese in der Regel sehr gut.