Schluss mit Zettelwirtschaft! Büro auf papierlose Verwaltung umstellen
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Wer komplett papierlos werden kann
Bautzener Handwerksbetriebe, Lausitzer Hotelbetriebe oder Görlitzer Pflegeeinrichtungen sind nur wenige Beispiele für zu viel Zettelwirtschaft in der Verwaltung. Viele Arbeitsdokumente werden ohnehin nur zu kurzfristigen, informativen Zwecken benötigt. Ebenfalls sind Notizzettel und Terminkalender aus Papier überflüssig, wenn das komplette Unternehmen stattdessen digital verwaltet und zusammenarbeitet. Gesundheitseinrichtungen kommen nicht vollständig um Ausdrucke herum. Wenn allerdings nur ein Drittel weniger Papier täglich benötigt wird, macht das pro Jahr erstaunliche Sparbeträge aus. Auch wenn sich nur ein Achtel einsparen lässt, ist dies ein Gewinn für das Unternehmen und eine Entlastung für Ressourcen und Umwelt.
Mit gründlicher Bestandsanalyse beginnen
Die Ist-Analyse dauert bei einem kleinen Handwerker
vielleicht nur einen Tag, im großen Hotelbetrieb schon mehrere Wochen. Erfasst
wird jeder Bereich, in dem Papier verbraucht wird. Dokumentenein- und -ausgang
sowie betriebsinterne Notizen müssen ebenfalls geprüft werden. Schließlich
sollte ein Meeting mit allen
Verwaltungsangestellten klären, welche Technik nötig ist,
um künftig digital statt gedruckt zu verwalten. Ebenfalls gehört zum
papierlosen Büro ein gut funktionierendes internes Netzwerk für den
Datenaustausch und die virtuelle Archivierung.
Papierdokumente digitalisieren
Ein erster Schritt kann anschließend das
Digitalisieren der kompletten Briefpost sein. Zum Beispiel bieten Steuerbüros
in Wildau (Dahme-Spreewald) und der Lausitz digitale
Steuerberatung durch rein elektronischen Buchungsaustausch an.
Verträge, Notizen, Rechnungen, Lieferscheine oder Buchungsbelege lassen sich
durch Einscannen künftig papierlos archivieren. Vorhandene Archivunterlagen mit
der Lagervorschrift von zehn Jahren oder länger können Schritt für Schritt
digitalisiert werden. Finanzämter und Gerichte akzeptieren in sehr großem
Umfang diese neue Aufbewahrungsform.
Umgewöhnung im Team konsequent vorantreiben
Es bedarf der Konsequenz aller, um den Weg zum
papierlosen Büro erfolgreich zu gehen. Künftig bleiben Zettel und Stift in der
Tasche. Stattdessen werden im Meeting, Workshop oder einer Projektbesprechung
Brainstorming, Termine, Skizzen und vieles mehr mit dem Laptop oder Tablet
gespeichert. Sofern eine Unterschrift nötig ist, kann diese
einmal eingescannt und bei entsprechenden Dokumenten immer in das virtuelle
Unterschriftfeld kopiert werden. Gespeichert wird künftig in einer Cloud. Auf
diese haben alle Verwaltungsangestellten und Projektbeteiligten von überall
Zugriff, auch auf Dienstreisen oder im Homeoffice.
In Tools statt Papier und Druckertinte investieren
Google Drive oder Dropbox sind längst bewährte Clouddienste zur
Dokumentenverwaltung, -speicherung und
gemeinsamen Bearbeitung. Zum Beispiel können hier mehrere Mitarbeiter am
gleichen Dokument arbeiten und gegenseitig die vorgenommenen Ergänzungen oder
Veränderungen in Echtzeit sehen. Im Google Kalender sind alle Termine aller
Verantwortlichen eingetragen. Niemand muss mehr seine Termine mit dem Taschen- oder Tischkalender der
anderen abstimmen. Denn jetzt sind sie gebündelt
verfügbar. Weitere nützliche Tools für ein papierloses Büro sind
Messengerdienste oder Business-Kommunikationstools. Über VoIP-Tools können
außerdem Faxdokumente rein virtuell versendet und empfangen werden.
Fazit:
Ein papierloses Büro streben seit Jahrzehnten Entwickler digitaler Büroverwaltung an. In der Realität stecken kleine, mittelständische und große Unternehmen sowie Behörden noch immer zwischen Papierablage und Dauerdrucken fest. Die Umstellung weg von dicken Aktenschränken und hin zu schlanken Cloud-Archiven erfordert kluge Vorplanung und konsequente Umsetzung durch alle Mitarbeiter.