Die Arbeitswelt wird digital: Unternehmen brauchen IT-Asset-Management, um betriebsinterne Hard- und Software effizient zu Nutzen

In der heutigen Zeit mit ihrer voranschreitenden Digitalisierung kommt kaum eine Firma an ihr vorbei. Und doch ist die IT für die meisten Unternehmen sowohl Rettung als auch Fluch. Viele betriebsinterne Prozesse werden durch die IT erst wirtschaftlich. Sie bedingt ein hohes Einsparpotenzial. Bei optimalem Einsatz können Abläufe in Sekundenschnelle passieren, für die es früher Tage brauchte. Fixkosten für Lagerung und Personal können auf den betrieblichen Bedarf abgestimmt werden. Der Einkauf wird selbstständig optimiert und hochkomplexe Planungsprozesse werden automatisch und in Sekundenbruchteilen gemanagt. Dafür bedarf es eines funktionierenden Systems von IT-Assets. So nennen Insider den Gesamtbestand einer Firma an hochmoderner Software und potenten Hardwareelementen.

Sofern sich die IT-Assets auf einem modernen Standard befinden und alle Rädchen der komplexen Software reibungslos ineinandergreifen, laufen die betriebsinternen Prozesse wie am Schnürchen ab. Sobald es aber irgendwo hakt – z. B. in Form einer abgelaufenen Lizenz einer wichtigen Software –, dann kann sich die Angelegenheit schleichend zu einem Horrorszenario ausweiten. Ein hochwertiges IT-Asset-Management (ITAM) beugt dem vor, indem es unter anderem mit einer effizienten Asset-Verwaltung die IT-Prozesse in ihrer Gesamtheit kontrolliert und fortlaufend optimiert. Eine Asset-Management-Software von Anbietern wie Invanti analysiert Asset-Ausgaben und spart somit jeder Firma oft unbemerkte Verluste.

Von der Anschaffung bis zur Entsorgung

Und so sollte ITAM nicht mit dem herkömmlichen Management des IT-Betriebs verwechselt werden. Hierbei geht es im Großen und Ganzen um die Bereitstellung von IT-Services und die Optimierung von Systemleistung. ITAM konzentriert sich auf die Implementierung und Automatisierung von Prozessen der Asset-Bestände. So teilen Experten das ITAM in fünf Phasen ein, beginnend von der Erkenntnis eines entstehenden Bedarfs bis hin zur Stilllegung ganzer Zyklen:

·         Anforderung: Sobald ein Mitarbeiter eines Unternehmens die Anschaffung eines neuen IT-Gerätes anfordert, ist der erste Schritt des ITAM in Gang gesetzt. Die Asset-Management-Software übermittelt diese Forderung durch standardisierte und automatisierte Methoden. Gleichzeitig evaluiert sie über eigens vordefinierte Kriterien, ob die Anfrage genehmigt oder abgelehnt werden sollte.

·         Anschaffung: Zu den Kriterien der Beschaffung innerhalb der Asset-Verwaltung gehört die Auswahl eines passenden Anbieters. ITAM übernimmt Vertragsverhandlungen und wählt die günstigsten Finanzierungsverfahren aus. Letztendlich wird das erworbene Asset in den Firmenbestand integriert.

·         Implementierung: Die Einrichtung bereitet die IT-Geräte auf die Nutzung vor. Tools regulieren das Bestandsmanagement und weisen Geräte Mitarbeitern oder Standorten zu. Dies kann innerhalb eines ganzen Rechenzentrums geschehen oder auf der Workstation eines einzelnen Benutzers.

·         Wartung: Vergleichbar zu einem Kfz ist die Instandhaltung der Assets oft vorbeugender Natur. Mit termingerechten und regelmäßig durchgeführten Software-Updates werden Stopps und aufwendige Reparaturen, die von Stillständen begleitet werden, minimiert. Mangelhafte Hardware wird entweder repariert oder an Punkt 5 verwiesen.

·         Außerbetriebnahme: Alle Assets besitzen einen Lebenszyklus. ITAM leistet Hilfestellung bei der heutzutage so drängenden Frage der Wiederverwertung.

Kreislaufwirtschaft im Fokus

Das oberste Ziel eines effizienten ITAM ist es, dem betreffenden Unternehmen die bestmögliche Nutzung seiner IT-Assets zu gewährleisten. Dies macht sich vor allem auf Kostenseite bemerkbar, der Return of Investment (ROI) wird in vielen Fällen signifikant verbessert. Vermeidung von Ausfallzeiten, Aushandlung von vorteilhaften Vertragsbedingungen sowie ein schnelles Upgraden von Technologien neuesten Standards gehören ebenso zu den Aufgabestellungen wie die Unterstützung einer proaktiven Wartung.

Einen immer noch verkannten Aspekt der ITAM finden wir in der Forderung nach Nachhaltigkeit. Wurden früher ältere Geräte einfach verschrottet, zwingen heute Umweltstandards die Wirtschaft und deren Unternehmen, sich um den gesamten Lebenszyklus ihrer Assets zu kümmern. ITAM unterstützt die Wiederaufbereitung und den Weiterverkauf. Die Firmen profitieren von den Erlösen und eventuellen Umweltsiegeln und die Natur von schmelzenden Müllbergen aus Elektroschrott.

Wettbewerbsvorteile generieren

Eine leistungsstarke IT-Ausstattung ist in der Regel kostspielig. Es besteht daher der betriebswirtschaftliche Zwang, die vorhandene Hard- und Software so stark wie möglich auszulasten und so Instand zu halten, dass es zu keinen Verzögerungen im Produktionsbereich kommt.

Mit einem professionellen ITAM werden diese Anforderungen erfüllt. Dazu gesellen sich die enormen Einsparpotenziale durch optimierte Lizenzvergaben und Support-Kosten. In der Summe arbeitet ein Unternehmen, das auf ein funktionierendes ITAM setzt, weitaus kostengünstiger und verschafft sich eindrucksvolle Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz.

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